Kako organizovati uspešan eksterni sastanak koji će motivisati i inspirisati vaš tim

Tradicionalni sastanci u kancelariji često postaju rutina koja guši kreativnost i produktivnost. Da biste osvežili atmosferu i motivisali tim, ponekad je potrebno promeniti okruženje.

Eksterni sastanci

Eksterni sastanci donose niz prednosti koje će vašem timu dati novu energiju i fokus. Kroz istoriju, sastanci su evoluirali kao ključni mehanizam za donošenje odluka i razmenu ideja. Od antičkih filozofskih skupova do savremenih poslovnih konferencija, njihova svrha ostaje ista – olakšavanje efikasnog timskog rada i postizanje ciljeva. U modernom poslovnom svetu, eksterni sastanci postaju sve popularniji zbog svoje sposobnosti da podstaknu kreativnost, produktivnost i timski duh.

Zašto organizovati sastanke van kancelarije?

Promena atmosfere i okruženja deluje stimulativno na tim. Okruženje van radnog mesta donosi nekoliko ključnih prednosti:

Fokusiraniji rad bez ometanja – Sastanak van matične kancelarije omogućava timu da se posveti donošenju odluka bez ometanja od strane telefonskih poziva i pitanja kolega.

Slobodnija komunikacija i bolji timski duh – Neformalna atmosfera pomaže da se prevaziđu nesuglasice i lakše grade kompromisi. Ovo je posebno korisno za timove koji imaju problema u komunikaciji.

Veća kreativnost i inovativnost – Inspiracija za rešavanje problema dolazi iz neočekivanih pravaca kada se promeni perspektiva. Uobičajeno okruženje nameće određena ograničenja.

Jednostavnije okupljanje udaljenih timova – Svi članovi su podjednako van svoje zone komfora što olakšava interakciju. Lokacija na neutralnom terenu ujednačava odnose.

Eksterni sastanci1

Kako pronaći idealan prostor za eksterni sastanak?

Prilikom izbora lokacije, razmislite o sledećim faktorima:

Veličina prostora – da li sale za sastanke odgovaraju broju učesnika?

Tehnička opremljenost – wi-fi, projektor, audio oprema za veće grupe.

Lokacija – lako dostupna javnim prevozom.

Infrastruktura – ketering, osveženje. Ugostiteljske usluge olakšavaju organizaciju.

Ambijent – prijatna atmosfera, dnevno svetlo. Biljke ili umetnički enterijeri stimulišu kreativnost.

Idealno je izabrati lokaciju koja je lako dostupna svim učesnicima i nudi sav tehnički komfor i infrastrukturu.

Kako organizovati uspešan eksterni sastanak?

Da biste maksimizirali produktivnost sastanka van kancelarije, primenite ove savete:

  1. Odredite organizatora sastanka koji će biti odgovoran za vođenje sastanka i brinuti se o njegovoj efikasnosti.
  2. Unapred informišite sve o lokaciji i načinu dolaska kako bi se izbegla zakašnjenja i neizvesnost.
  3. Uvedite kratku „ice-breaker“ aktivnost na početku sastanka kako bi se učesnici opustili i upoznali, pogotovo ako dolaze sa različitih lokacija.
  4. Definišite jasan dnevni red i ciljeve za sastanak kako bi se diskusija održala na ključnim temama  i vodila ka postizanju konkretnih rezultata.
  5. Odredite nekoga da vodi zapisnik i sumira zaključke kako bi se važne informacije i odluke zabeležile i bile dostupne svim učesnicima.
  6. Obezbedite osveženje za duže sastanke jer hrana i piće pomažu održati energiju i fokus tokom celog sastanka.

Organizovanje uspešnih sastanaka van kancelarije zahteva dobru pripremu i strukturiranost, ali i nešto više. Istraživanja pokazuju da je za efikasnu komunikaciju i inovativno razmišljanje na sastancima ključna radoznalost (Harvard Business Review). Kada se stvori otvorena i inkluzivna atmosfera koja podstiče aktivno učešće i različite perspektive, timski duh i kreativnost se poboljšavaju. Tako eksterni sastanci, uz strateško planiranje i podsticanje radoznalosti, mogu postati snažan alat za unapređenje saradnje, produktivnosti i postizanje zajedničkih ciljeva.

Share your love
PRIJAVITE SE NA URBAN OFFICE

Newsletter